ONZE WERKWIJZE

Werkwijze Xcentive

De aanvraag

‘Hoe moeilijk kan het zijn’ is een veelgehoorde opmerking over een reis. Echter het reizen met een (grote) groep is van een andere dimensie dan een ‘gewone’ vakantiereis privé. Voor groepen gelden andere voorwaarden bij de luchtvaartmaatschappijen, accommodaties, lokale leveranciers en omstandigheden.

De briefing

De briefing is van groot belang voor een goed verloop van de organisatie en het succes van de reis. Daarom nemen we eerst contact met u op voor overleg, advies en de briefing. Op basis van uw wensen, doelstellingen, de bestemming, type accommodatie, het profiel van de doelgroep en andere specifieke informatie kunnen wij vervolgens voor u aan het werk voor een bijzonder op maat gemaakt voorstel.
De creatieve communicatie. Een professioneel, creatief team kan u ondersteunen bij de communicatie rondom uw project. Zoals de uitnodiging, een programmaboekje en/of een websitepagina. Eventueel met een registratiemodule. Dat bespaart u bovendien veel werk.

Onze partners

Onze lokale partners worden geïnformeerd over de aanvraag en volgt er met hen een intensief contact om tot een origineel en uitgebalanceerd programma te komen. Alle details worden hierin opgenomen zodat wij u volledig kunnen ontzorgen.
Xcentive plaatst waar mogelijk opties voor de gewenste programmaonderdelen.

De presentatie

Wanneer het voorstel gereed is komen we graag naar u toe om kennis te maken en het voorstel te presenteren, inclusief offerte. U bent uiteraard ook van harte welkom bij ons op kantoor in Den Haag.

Follow up

Na ons overleg volgt de verwerking van de gewenste aanpassingen. Als u helemaal tevreden bent met het complete voorstel sturen wij u een orderbevestiging en een overeenkomst ter ondertekening. De leveranciers kunnen daarna worden bevestigd en kunt u alvast uitkijken naar een onvergetelijke reis.

Planningen

Xcentive zorgt voor een continu bewaking van de planning, de opties, de deadlines en het budget en informeert u regelmatig over de voortgang. Een tussentijdse evaluatie plannen wij met u in om de vorderingen te bespreken. Voorafgaand aan de reis ontvangt u een compleet draaiboek met alle benodigde informatie dat wij en onze reisleiding geheel met u doornemen.

De inspectiereis

Wij adviseren om voorafgaand de reis een inspectiereis in te plannen. Samen met onze ervaren reisbegeleider en lokale agent bezoekt u de aangeboden locaties en omgeving.

De financiën

In de overeenkomst worden de algemene-, annulerings- en de betalingsvoorwaarden van Xcentive opgenomen. De betalingsvoorwaarden zijn als volgt:

Op het moment van bevestiging en ondertekening van de orderbevestiging volgt de eerste aanbetaling à 35% over het totaal bedrag
Drie maanden voor vertrek dient de tweede betaling à 50% over het totaalbedrag te zijn voldaan
Een maand voor vertrek dient de derde betaling à 15% over het totaalbedrag te zijn voldaan
Een maand voor vertrek dient de betaling van 21% BTW over de ontwikkelings-, organisatie- en begeleidingskosten te zijn voldaan

De betalingsvoorwaarden kunnen afwijken afhankelijk van het moment van bevestiging en ondertekening.

Na de reis sturen we u een nacalculatie van het uitgevoerde programma.

De reis

Dan is het zover! De voorbereiding is klaar, het programma staat en het is tijd om optimaal te genieten. Tijdens de reis zorgen onze reisbegeleider en de lokale agent ervoor dat alles goed verloopt en dat u volledig wordt ontzorgd.

De evaluatie

Na afloop van de reis maken wij graag een afspraak voor een evaluatie. Wij zijn natuurlijk erg benieuwd hoe u en uw gasten de reis hebben beleefd.